後疫情時代就靠 Adobe Sign 電子簽名加速工作順暢

2021 無疑是最困難的一年，由於新型冠狀病毒的蔓延顛覆人們習以為常的生活，這也讓企業間的文件簽署面臨挑戰，早在無紙化的資訊革命初期，Adobe 創造的可攜式文件格式 PDF 儼然已成為電子檔案的標準格式，而電子文件的最後一哩路電子簽名，Adobe Sign 也有備而來，幫助企業、個人在後疫情時代透過電子簽名，加速以往文件回簽的流程。

Adobe Sign：https://acrobat.adobe.com/tw/zh-Hant/sign.html


Adobe Sign 電子簽名-後疫情時代、無紙化的利器

過往文件簽署的紙本來往不僅曠日廢時，一來一往間也磨掉了好幾個工作天大幅降低了工作效率，即便在無紙化的時代，遇到需要簽署的文件時，還是需要自行列印、簽名然後掃描回傳，或許各位對於這樣的套路習以為常，但要如何提升工作效率同時保有文件簽署的合法性，就要靠「Adobe Sign」來加速。

Adobe Sign 可透過網頁、專屬 App進行管理，需要簽署的文件只要上傳文件、輸入簽署者的電子郵件然後按下「送出」即可。而簽署者收到電子郵件之後，只要按下連結就可在任何裝置的瀏覽器當中進行簽署，無須下載文件或者任何註冊，一切以電子郵件與瀏覽器即可完成。

對於簽署者透過 Adobe Sign 除了可加速整個簽署流程，更能大幅提昇工作的效率外，對於發送文件者 Adobe Sign 給予簽署追蹤與進度管理，快速瞭解每位簽名者的狀態亦可傳送通知提醒簽名。




Adobe Sign 網頁與 App 讓簽名隨時隨地還有 Mega Sign

老實說，在體驗 Adobe Sign 電子簽名之前，原以為這步驟少說也要至少 5 個步驟的操作，但實際體驗後 Adobe Sign 電子簽名只需 3 個步驟不到 3 分鐘就能完成簽署文件的發送，若簽署者同時在線上，索取簽名的過程可能只要 5 分鐘就能完成。

登入 Adobe Sign 即刻開始「傳送文件提供簽署」的動作，除了基本索取簽名外，也提供資料填寫、發佈網頁表單與 Mega Sign 大量傳送等功能。




傳送簽署的第一步則是新增該文件簽署者的電子郵件，並可要求簽名依照順序完成，接著可寫下電子郵件的訊息，接著則將要簽署的「檔案」直接拖曳到方框當中，文件支援常見的 PDF、Office 文件，以及照片、雲端空間 BOX、Dropbox 和 Google 雲端硬碟的檔案。

接著下一步需要自訂簽名欄位，以直覺的「拖曳」操作將簽名欄、縮寫、簽名塊、印章等欄位拖曳到文件適合的位置，並還可請簽署者填寫職務、公司、姓名、電子郵件、日期、文字輸入等資訊，設定完畢後按下「傳送」按鈕即刻發送簽署電子郵件。





收到簽署要求的簽署者，不論是使用手機、筆電還是桌電，都只要點選電子郵件中的「檢閱並簽署」按鈕，即可透過瀏覽器開啟 Adobe Sign 的簽署頁面，並依序完成需要簽署的簽名、填寫資訊等操作，而個人簽名支援：文字輸入、繪製和影像等形式，若是使用行動裝置則可直接手寫簽名。

所有簽署欄位填寫完畢後，網頁下方就會顯示「按一下以簽署」的按鈕，按下此按鈕即可完成電子簽署的動作，而電子文件一旦簽署，表示本人同意此合約與消費者資訊披露。








任何發送的簽署都可在 Adobe Sign 的管理頁面中察看，像是正在進行的簽署合約、已完成與等待您簽署的合約，都可在後台察看；而簽署完成的合約，除了線上可直接觀看外，也可下載保存合約電子檔，以及稽核報告顯示完整的簽署記錄時間，而 Mega Sign 也可將多筆資料以 CSV 格式上傳，發送給需要簽署的所有人員。




Adobe Sign 的交易限制：請求簽名的文件數

Adobe Sign 電子簽名的便利，完全電子化的簽名流程，大大加速甲乙方的簽約過程，而且只要甲方訂閱 Adobe Sign 服務，任何需要簽約的乙方都能獲得 Adobe Sign 快速、專業的電子簽名的過程，目前 Adobe Sign 有提供個人、小型企業（1-9 人）的每月授權方案。

其中需要注意的則是「Adobe Sign 的交易限制」，每個 Adobe Sign 個人和小型企業計劃，可包含每位用戶 1 年 150 筆交易，換句話說即是每個 Adobe Sign 的帳號可發送 150 份簽署合約，但畢竟每個客戶、行業所需的交易次數其實相對難以估計，因此若是超過使用次數則可與 Adobe 經銷聯絡，獲得更多的交易次數。

https://helpx.adobe.com/tw/sign/faq.html#PurchasingAdobeSign


Adobe Sign 電子簽名的法律效力

這麼便利的電子簽名是否具備法律效力呢？當然有，電子簽名已普及全球 48 個國家，包含台灣在民國 90 年就已制訂電子簽章法，只要雙方同意的前提下，得以電子郵件、電子簽章簽訂合約。




電子簽名具備法律效能的 3 大要素，包含著「簽署者驗證」，通過電子郵件傳送的標準電子簽名要求，會明確的顯示出簽署者的身分，以及信中唯一的連結進行簽署，而這個過程會經過安全追蹤，並記錄在稽核記錄中。

「意願及同意」Adobe Sign 會協助證明簽署者在簽署的過程中表示簽署意願與同意與你進行交易；最後「最終證明」，電子簽名要能提出每筆交易（簽名）的清楚證明，包含已簽署文件的副本以即屬用電子簽名紀錄加密簽名，以及完整的稽核記錄（交易從開立到簽名完成的時間戳記）。